こんにちは。えがきやLLC 代表です。
毎年7月は,弊社の役職員(といっても私一人ですが)の被保険者報酬月額算定基礎届を提出しなければなりません。当年9月から適用される各役職員の社会保険料は,当年4月から6月の間にそれぞれに支払われた給与,賞与などの報酬の金額によって決められます。そのために各役職員に対する支払い額の実績を所定のフォーマットで届け出るのが「被保険者報酬月額算定基礎届」です。
対象となる役職員などはこちらでご確認ください。
この「被保険者報酬月額算定基礎届」は7月1日から7月10日までの限られた期間に提出することになっています。当年は,日本年金機構から「社会保険関係書類提出に関する重要なお知らせです」と描かれた封書に書類一式が入って送られてきました。郵送で提出する場合,送られてきた届出用紙に対象となる役職員へ4月から6月の各月に支払われた金額と総計額等を記入して,同封された封書を使い所管する事務センターへ返送します。弊社は私一人だけなので,届出書へ記入するのも簡単でなのですが,今後の勉強を兼ねて電子的な提出を行うことにしました。
被保険者報酬月額算定基礎届を提出する方法
被保険者報酬月額算定基礎届を提出するには次の3つの方法があります。
- 届書を郵送する
- ネットを通じて電子申請を利用する
- CD-RやDVDなどの電子媒体を郵送する
今回は,電子申請を利用しました。
具体的な手続きの内容やシステムの操作方法については,厚生労働省の「被保険者報酬月額算定基礎届の電子申請利用マニュアル」を参照ください。
被保険者報酬月額算定基礎届の電子申請の方法
被保険者報酬月額算定基礎届を電子申請するには,次の2つの手続き方法があります。
・ GビズIDプライムを利用する
・ e-Govを利用する
これらの違いが分かりにくいので少し整理します。
まず,どちらの手続き方法であっても,次の2段階の手順で行います。
- 届出データをCSVファイルとして作成する
- CSVファイルを所管の役所へ送信する
以下,それぞれの手順を簡単にまとめます。
届書データのCSVを作る方法
- 無料でダウンロードできるWindowsアプリ「届書作成プログラム」を使う
- 届書データの作成機能を持つ自社/市販/クラウドの労務管理システムを使う
※届書作成プログラムは,最新のものを使うようにしてください。
さて,対象社員全員の4月から6月の報酬支払実績をCSVファイルとして作成するには,自分の会社が採用している労務管理のシステムのデータを参照する必要があります。このデータを整形してCSVファイルにするには,次の3つの方法があります。
- 自社の労務管理システムから直接CSVファイルを作成する(対応する機能がある場合)
- 自社の労務管理システムのデータをエクスポートし,「届書作成プログラム」へインポートしてCSVファイルを作成する
- 「届書作成プログラム」で一件ずつ手入力する
弊社の場合,利用しているマネーフォワード クラウド給与とクラウド社会保険を連携してPDF形式の届書を作成することができました。この内容を「届書作成プログラム」へ手で入力し,GビズIDプライムを使って電子申請します。PDF形式の届書の作成など,詳しくはマネーフォワードのクラウド社会保険サポートサイトの「定時決定」をご参照ください。
CSVファイルを所管の役所へ送る
作成したCSVファイルを所管の役所へネットを通じて送るには,次の2つの方法があります。
- GビズIDプライムを使って,「届書作成プログラム」からCSVファイルを送る
- e-Govを使って,CSVファイルを送る
e-Govを使ってCSVファイルを送る場合,電子証明書が必要になります。e-Taxなどのようにマイナンバーカードを使った電子署名には対応していないため,ちょっと不便です。
一方,届書作成プログラムからGビズIDプライムを使ってCSVファイルを役所へ送ることができますが,この場合は電子証明書は不要です。
弊社の場合,設立時にGビズIDを取得していたので,今回はこれを使って「届書作成プログラム」からCSVファイルを送信しました。
以上の通り,電子申請するためには,CSVファイルを作成する方法が2通り,ファイルを送信し申請する方法が2通りということで,以下のように4通りの組み合わせがあります。
なお,マネーフォワード クラウド社会保険では,e-GovのAPIを使った(と思われる)電子申請機能があり,CSVファイルの作成と送信の両方をシームレスに行うことができます。ただし,この場合も電子証明書が必要であることには変わりありません。
今回は,GビズIDプライムを取得しておいたため,電子証明書が必要な e-Gov を使わなくても電子申請ができました。とはいえ,当初は上のような関係性が分からず試行錯誤したものでした。電子申請の方法がいろいろと与えられているのはありがたいのですが,それらの違いを俯瞰的に説明してくれる資料などがないのが残念です。そのおかげで,ここに書くネタとなったわけですが。
えがきやLLC
代表
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